описание
звоните нам в будни с 9:00 до 19:00
+7(495)374-67-62

Как выдать дубликат трудовой книжки


Согласно п. п. 31, 33, 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек дубликат трудовой книжки может быть выдан в определенных законом случаях:
- утрата трудовой книжки работником;
- если в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной;
- если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, обгорела и т.п.);
- если трудовые книжки были утрачены работодателем в результате чрезвычайной ситуации.
Перечисленные случаи оформления дубликатов трудовых книжек имеют свои особенности. Так, в случае утери работником или массовой утраты работодателем трудовых книжек для оформления дубликата требуется предоставление надлежаще оформленных документов, на основании которых и вносятся записи в дубликат. В графу 4 дубликата вписывается наименование документа, на основании которого вносилась запись (например, "Справка ООО "Верона" от 15.11.2008 N 45/8").
Если же записи в трудовой книжке были признаны недействительными или книжка пришла в негодность, документом, на основании которого оформляется дубликат трудовой книжки, является сама трудовая книжка и дополнительных подтверждающих документов не нужно. Подробнее об этом см. п. 2 настоящего материала.

1. Правила внесения сведений при оформлении дубликата утерянной работником трудовой книжки

Правила заполнения дубликата трудовой книжки регламентируется разд. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Записи, подлежащие внесению в дубликат, должны быть оформлены по правилам, установленным в разд. 1 - 6 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Для оформления дубликата работнику необходимо обратиться с заявлением к работодателю по последнему месту работы, который не позднее 15 дней со дня подачи заявления выдает дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Сведения, вносимые в дубликат, должны соответствовать тем, что содержатся в документах, на основании которых он заполняется.
На первой странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставляется запись "Дубликат". На ней же указываются сведения о работнике. Подробнее об этом см. п. 3 настоящего материала.
В разделе "Сведения о работе", в графу 3, необходимо внести общий стаж работы суммарно, т.е. сколько лет, месяцев, дней работник работал на прошлых местах работы (например, "Общий стаж работы 5 лет 4 месяца 23 дня"). Такая запись делается только в том случае, если работник имел предыдущие места работы.
Обратите внимание на то, что оформление дубликата отличается от заполнения раздела трудовой книжки "Сведения о работе": наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела.
Записи после указания суммарного стажа работы вносятся на основании надлежаще оформленных документов в следующем порядке (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):
1) графа 2 - дата приема к предыдущему работодателю на работу;
2) графа 3 - наименование работодателя, структурное подразделение, работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации;
3) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу;
4) графа 2 - дата перевода на другую постоянную работу (в случае если такие переводы были);
5) графа 3 - подразделение, должность или специальность, на которую был переведен работник;
6) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о переводе на другую постоянную работу;
7) графа 2 - дата увольнения;
8) графа 3 - основание увольнения;
9) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись об увольнении.
Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Подробнее об этом см. п. 4, п. 5 настоящего материала.
Записи, вносимые в дубликат, должны соответствовать сведениям, содержащимся в документах, на основании которых заполняется дубликат трудовой книжки (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Ситуация из практики. Можно ли внести в дубликат трудовой книжки ссылку на статью Трудового кодекса РФ, если в справке, представленной работником с другого места работы, нет на нее указания?
В дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые отражены в представленных документах. Работник, ответственный за работу с трудовыми книжками, не вправе вносить недостающую информацию.
Заполнение дубликата трудовой книжки имеет особенности. Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справки, выписки, копии приказов, распоряжений).
Если подтверждающий документ не содержит данные, которые в силу закона должны быть указаны (например, пункт, часть, статью, на основании которых произошло увольнение), то необходимо внести только те данные, которые содержатся в документе.
Оригиналы документов, подтверждающих предыдущий стаж работы у других работодателей, возвращаются работнику, после того как с них были сняты копии и они были надлежаще заверены. Надпись, которой заверяется копия, должна содержать реквизиты, установленные п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст):
- надпись "Верно";
- должность лица, заверившего копию;
- личную подпись лица, заверившего копию;
- расшифровку подписи лица, заверившего копию (инициалы, фамилия);
- дату заверения.
См. образец удостоверения подлинности копии приказа.

2. Правила оформления дубликата трудовой книжки при признании записи недействительной

Записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу могут быть признаны недействительными. Подробнее об этом см. п. 12 настоящего материала.
Если работодателю поступило заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с тем, что в его трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, которая была признана недействительной, то работодатель по последнему месту работы обязан выдать дубликат трудовой книжки.
В дубликат после заполнения титульного листа и проставления надписи "Дубликат" переносятся все записи из трудовой книжки, за исключением той, которая была признана недействительной.
Трудовая книжка должна быть оформлена в установленном порядке и возвращена владельцу (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
После оформления дубликата трудовой книжки сведения о нем необходимо внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
См. образец заполнения трудовой книжки.

Если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвалась), дубликат также может быть оформлен по заявлению работника. Записи в дубликат трудовой книжки просто переносятся (переписываются) из трудовой книжки, которая пришла в негодность.

3. Правила оформления дубликата трудовой книжки при массовой утере трудовых книжек работодателем

Пункт 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек устанавливает обязанность работодателя выдать дубликаты трудовых книжек работникам в случае массовой утраты трудовых книжек вследствие чрезвычайных ситуаций.
Дубликат оформляется на основании акта комиссии, создаваемой органами исполнительной власти субъектов, с участием работодателей и иных заинтересованных лиц и организаций, который содержит указания на:
- периоды работы работника;
- должность работника;
- продолжительность работы.
Для установления стажа работы у данного работодателя факт работы может быть подтвержден:
- справкой, профсоюзным билетом и др.;
- показаниями двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности.
См. также информационное письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 12-3/10/2-6752.

Все права защищены и охраняются законом. © 2018 ЦЕНТРМАГ.РФ