описание
звоните нам в будни с 9:00 до 19:00
+7(495)374-67-62

Общие привила ведения трудовых книжек




1. Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной. Это требование распространяется на работодателей - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Исключение составляют работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые. Такие выводы следуют из положений ч. 3 ст. 66, ст. 309 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Язык, на котором ведется трудовая книжка, - государственный язык РФ, то есть русский. Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно. Эти выводы следуют из совокупности положений п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ч. 1 ст. 68 Конституции РФ, ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 01.06.2005 N 53-ФЗ.
Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись. Данные выводы следуют из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Трудовые книжки заполняются в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом РФ (в частности, ст. 66, ч. 5 ст. 84.1), Правилами ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Это следует из абз. 1 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

 

2. Ведение трудовых книжек по договору аутсорсинга

Трудовым законодательством организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возложена на работодателя (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, абз. 1 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Возможность передать выполнение этих функций сторонней организации трудовым законодательством не предусмотрена.
Во избежание риска ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ рекомендуется за разъяснениями по данному вопросу обращаться в Роструд.

3. Ведение трудовых книжек индивидуальным предпринимателем

Если работодатель является индивидуальным предпринимателем, то он обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ, абз. 1, 2 п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Ситуация из практики. Обязан ли работодатель - индивидуальный предприниматель заверить печатью внесенную в трудовую книжку запись об увольнении?
Гражданский кодекс РФ, а также Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Поэтому вопрос об изготовлении и использовании печати индивидуальный предприниматель вправе решить самостоятельно (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390).
Однако без печати индивидуальный предприниматель не сможет выполнить требование п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек. При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у индивидуального предпринимателя, должны быть заверены подписью и печатью работодателя.
Следовательно, индивидуальный предприниматель обязан выполнить требование указанной нормы.
Отсутствие печати после записи об увольнении, вероятно, повлечет для работника проблемы в дальнейшем. В частности, период, не заверенный надлежащим образом, может быть не учтен на следующем месте работы при подсчете страхового стажа для определения размера пособия по временной нетрудоспособности (п. 24 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91).

4. Ведение трудовых книжек работодателем - физическим лицом

Работодатель - физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

5. Назначение лица, ответственного за ведение трудовых книжек

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При необходимости ответственность за работу с трудовыми книжками может быть возложена на уполномоченное лицо.
При назначении работника ответственным работодатель издает приказ (распоряжение), в котором указывает ФИО работника, его должность, а также ответственность, возложенную на работника. Также в таком приказе может быть указано лицо, на которое возлагается ведение трудовых книжек на периоды отсутствия ответственного за это работника.
См. образец составления приказа.

6. Как вести учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Для этих целей Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждены следующие книги, обязательные для ведения работодателем:
1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется в бухгалтерии организации и предусмотрена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Помимо количества бланков в данной книге необходимо указывать их серию и номер;
2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них может вестись:
- в кадровой службе организации;
- в другом подразделении, в котором оформляется прием и увольнение работников.
Данная книга ведется в целях регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.
В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105).
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Для получения таких бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо направить в бухгалтерию организации соответствующую заявку (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Руководствуясь указанной нормой, по окончании каждого месяца ответственное лицо обязано отчитаться перед бухгалтерией:
- о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек), в который возможно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Ситуация из практики. После приема на работу новый кадровик обнаружил, что в организации не ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать?
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - книга учета) должен вести каждый работодатель. Исключение составляют работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, абз. 3 п. 3, п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Следовательно, если в организации не ведется книга учета, то ее необходимо завести.
Форма книги учета утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Прежде чем завести книгу учета, рекомендуем новому кадровому работнику направить руководителю организации докладную записку с указанием:
1) факта отсутствия книги учета;
2) рисков и последствий, к которым может привести выявление данного факта, например, в случае проверки;
3) своих действий, направленных на устранение нарушения трудового законодательства.

Докладную записку нужно составить для того, чтобы проинформировать работодателя о выявленном нарушении трудового законодательства и о действиях, предпринятых для его устранения.
Несмотря на то что новый кадровик отвечает за учет и хранение трудовых книжек, работодатель не вправе привлечь его к ответственности за отсутствие книги учета в данной ситуации. Ведь по ч. 1 ст. 192 ТК РФ работник может быть наказан за нарушения, которые допущены им, а не третьими лицами.
Дисциплинарное взыскание может быть применено при соблюдении следующих условий:
- на работника трудовым договором возложены обязанности по работе с трудовыми книжками, включая их учет (абз. 2 ч. 2 ст. 21 ТК РФ);
- работодатель издал приказ о назначении этого работника ответственным за работу с трудовыми книжками (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
- работник ненадлежащим образом исполняет возложенные на него трудовые обязанности (ч. 1 ст. 192 ТК РФ), а именно осуществляет неполный учет трудовых книжек. Такое нарушение может быть выявлено в ходе проверки путем сравнения приказов о приеме на работу и сведений, внесенных в книгу учета трудовых книжек.
Однако при наличии свидетельства (докладной записки) о том, что нарушение допущено не этим работником, его нельзя будет привлечь к дисциплинарной ответственности. Кадровик может отвечать только за те нарушения, которые допущены им с момента назначения ответственным за работу с трудовыми книжками.
Далее нужно завести книгу учета в следующем порядке.
1. Приобретите или изготовьте самостоятельно книгу учета по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
2. Подготовьте книгу учета к заполнению.
Укажите на первой странице фактическую дату начала ведения книги учета.
Затем пронумеруйте страницы книги учета, прошнуруйте ее прочными нитками и заверьте подписью руководителя организации (абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
После этого концы нитей на оборотной стороне книги учета необходимо скрепить сургучной печатью или пломбой, которые можно приобрести в канцелярских магазинах и на почте. Указанными Правилами не установлены требования к оттиску сургучной печати или виду пломбы.

Важно! Использовать вместо сургучной печати или пломбы бумажную наклейку с печатью работодателя нельзя, так как абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек не предусматривает такой вариант скрепления книги учета.

3. Заполните книгу учета.
Внесите в нее сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации, включая те, которые принадлежат уже уволенным, но не забравшим их работникам.
При внесении записей в книгу учета необходимо соблюдать хронологический порядок, т.е. первыми следует указывать сведения о трудовой книжке работника, который был принят на работу раньше всех.

Важно! Если новый кадровик не принимал трудовую книжку работника и не делал в ней записей, то заполнять графу 10 напротив фамилии такого работника не следует.

Все права защищены и охраняются законом. © 2018 ЦЕНТРМАГ.РФ